Elektron sənədləşmə – daha şəffaf, sürətli və əlçatan təhsil 

 

Müasir dövrdə təhsil sistemi sürətlə rəqəmsal mühitə inteqrasiya olunur. Bu transformasiya yalnız tədris metodlarını deyil, eyni zamanda təhsil sənədlərinin hazırlanması, saxlanılması və idarə olunması prosesini də əhatə edir. Ənənəvi kağız jurnallar, diplomlar, sertifikatlar və arayışlar tədricən daha operativ, təhlükəsiz və rahat informasiya mübadiləsini təmin edən elektron sənədlərlə əvəzlənir.

Təhsil sənədlərinin elektronlaşdırılması diplom, attestat, sertifikat, qiymət cədvəli və digər rəsmi sənədlərin kağız formatından rəqəmsal formata keçirilməsi prosesidir. Bu yanaşma idarəetmədə səmərəliliyi artırır, sənəd dövriyyəsini sürətləndirir, akademik nailiyyətlərin monitorinqi üçün şəffaf mexanizmlər yaradır və vətəndaşlar üçün sənədlərə çıxışı xeyli asanlaşdırır. Rəqəmsal sənədlər hüquqi qüvvəyə malik olmaqla yanaşı, onların doğruluğu onlayn rejimdə operativ şəkildə yoxlanıla bilir.

Normativ əsaslar və yeni mexanizmlər

Bu istiqamətdə atılan mühüm addımlardan biri Nazirlər Kabinetinin təhsil haqqında dövlət sənədlərinin tam elektron formatda verilməsini nəzərdə tutan yeni qaydaları təsdiqləməsidir. Qərar təhsil sistemində rəqəmsallaşmanı sürətləndirməyə, elektron hökumət prinsiplərinə uyğun müasir sənəd dövriyyəsini formalaşdırmağa və xidmətlərin əlçatanlığını artırmağa xidmət edir.
Yeni mexanizmlərə əsasən ali, orta ixtisas, peşə və ümumi təhsil pillələri üzrə diplomlar, attestatlar, sertifikatlar və onlara əlavələr hüquqi qüvvəyə malik elektron sənədlər kimi formalaşdırılır. Beləliklə, təhsil haqqında dövlət sənədlərinin verilməsi prosesi tam şəkildə rəqəmsal mühitə keçirilir.

“Azərbaycan müəllimi” bu yazıda rəqəmsallaşma dövrünün əsas yeniliklərindən biri olan təhsil sənədlərinin elektronlaşdırılmasının əhəmiyyətini və ayrı-ayrı ölkələrin bu sahədəki təcrübəsini təqdim edir.

Elektronlaşdırma prosesi niyə vacibdir?

Təhsil sənədlərinin elektronlaşdırılmasının əhəmiyyəti bir sıra əsas amillərlə izah olunur:
Əlçatanlıq və operativlik. Elektron sənədlər vətəndaşlara “myGov” kimi dövlət portalları vasitəsilə istənilən vaxt və məkandan çıxış imkanı yaradır, fiziki müraciətləri minimuma endirir. 
Hüquqi qüvvə və təhlükəsizlik. Elektron sənədlər kağız sənədlərlə eyni hüquqi statusa malikdir. QR və ştrix-kodlar vasitəsilə onların həqiqiliyi sürətlə yoxlanılır.
Sadə və effektiv idarəetmə. Kağız əsaslı sistemdən rəqəmsal sistemə keçid inzibati xərcləri azaldır, məlumat itkisi riskini minimuma endirir.
Bu dəyişiklik təkcə texnoloji yenilik deyil, eyni zamanda dövlət–vətəndaş münasibətlərinin müasir tələblərə uyğunlaşdırılmasıdır.

Təhsil idarəçiliyi üçün əhəmiyyəti

Elektron təhsil sənədləri idarəetmə orqanları və təhsil müəssisələri üçün də mühüm üstünlüklər yaradır:

Effektiv idarəetmə: Sənədlərin mərkəzləşdirilmiş informasiya sistemlərində saxlanılması məlumatların yenilənməsini və nəzarətini asanlaşdırır.
Şəffaflıq və hesabatlılıq: Standartlaşdırılmış elektron sənəd dövriyyəsi idarəetmədə şəffaflığı artırır.
İnteqrasiya imkanları: Elektron sənədlər digər dövlət informasiya sistemləri ilə (elektron imza, e-hökumət xidmətləri və s.) inteqrasiya olunur.

Şagirdlər, məzunlar üçün üstünlükləri

Elektron sistem təhsilalanlar və valideynlər üçün də geniş imkanlar yaradır:
-sənədlərə sürətli və təhlükəsiz çıxış;
-saxtakarlıq riskinin azalması;
-valideynlərin təhsil prosesinə daha aktiv cəlb olunması;
-bürokratik maneələrin aradan qalxması;
-məlumatların daha etibarlı qorunması.

Elektron sistemin valideynlər üçün əhəmiyyəti

* Məlumatlara rahat giriş. Valideynlər istənilən vaxt qiymətləndirmələrə, cədvələ, ev tapşırıqlarına və digər sənədlərə onlayn daxil ola bilərlər ki, bu da ailənin təhsil prosesinə cəlb olunmasını artırır.
* Şəffaflıq və tərəqqi. Rəqəmsal elektron jurnallar və portfolio ilə müvəffəqiyyət dinamikasını izləmək və təhsil yolunu düzəltmək daha asandır.
* Bürokratik əngəllərin azaldılması. Arayış və ya sənədlərin surəti üçün fiziki olaraq məktəbə getməyə ehtiyac yoxdur, hər şey onlayn mövcuddur. 
* Məlumatların təhlükəsizliyi. Sənədlərin elektron versiyaları kağız orijinallara nisbətən daha az zərər və itkiyə məruz qalır.

Dünyada təhsil sənədlərinin elektronlaşdırılması təcrübəsi  

Təhsil sənədlərinin elektronlaşdırılması, müasir təhsilin inkişafı üçün zəruri şərtdir.  Elektronlaşdırma təhsildə idarəetmənin səmərəliliyini və şəffaflığını artırır, şagirdlər və valideynlər üçün rahatlıq təmin edir, xərcləri və insan səhvlərini azaldır, milli və beynəlxalq miqyasda məlumat mübadiləsi proseslərini sürətləndirir. Bu transformasiya artıq müxtəlif ölkələrdə həyata keçirilir və mütərəqqi təhsil sistemlərinin standartına çevrilir.

ABŞ. Birləşmiş Ştatlarda təhsil sənədləri hələ də əsasən kağız və rəqəmsal PDF formatında verilir, onların elektron yoxlanılması və tanınması üçün isə sistemləşmiş mexanizmlər mövcuddur. ABŞ hazırda təhsil sənədlərinin tam rəqəmsal “e diplom” sistemini universal şəkildə tətbiq etməsə də, elektron sənədlərin rəqəmsal yolla təqdimatı və tanınması üçün çoxsaylı onlayn portallar və xidmətlər mövcuddur. ABŞ da universitetlər artıq sənədləri PDF və rəqəmsal formatda təqdim edir, lakin tam elektron diplom sistemi vahid milli səviyyədə tətbiq edilməyib.

Kanada. Universitetlər təhsil sənədlərini rəqəmsal yolla tələbələrə təqdim edir, lakin bu sənədlər hələ də mərkəzləşdirilmiş dövlət səviyyəsində vahid elektron diplom sistemi şəklində deyil. Təhsil sənədlərinin rəsmi elektron formatı geniş şəkildə tətbiq edilməsə də, xarici sənədlərin tanınması və qiymətləndirilməsi üçün onlayn platformalar mövcuddur. Bu proses vasitəsilə bakalavr, magistr və post secondary dərəcələri hesablama və tanıma sistemi çərçivəsində qiymətləndirilir.  Foreign Credential Recognition (Xarici Sənədlərin Tanınması) sistemi çərçivəsində müraciətçilər öz sənədlərini rəqəmsal surət kimi təqdim edib professional lisenziyalaşma və peşə fəaliyyətinə uyğunluğunu öyrənə bilirlər. Bu yanaşma Kanada təhsil sistemində elektron sənədləşmənin idarəetmə və tanıma sahəsində bir növ mərhələli rəqəmsallaşma nümunəsidir.

Almaniya. Təhsil sənədlərinin rəqəmsallaşdırılması mərkəzləşdirilmiş bir elektron diplom sistemi şəklində geniş şəkildə hələ tam tətbiq edilməyib, lakin institusional səviyyədə universitetlər diplom və transkriptləri rəqəmsal formada portal və e poçt vasitəsilə təmin edirlər. Almaniya, eyni zamanda, Seoul Accord və Washington Accord kimi beynəlxalq səviyyədə mühəndislik və IT ixtisaslarının qarşılıqlı tanınması razılaşmalarına qoşulub ki, təhsil sənədlərinin beynəlxalq etibarlılığını artırır. Belə beynəlxalq akreditasiya sistemləri sənədlərin beynəlxalq standardlara uyğun tanınmasını və yoxlanmasını təmin edir.

Türkiyə. Təhsil sənədləri universitetlər tərəfindən tələbələrə həm kağız, həm də PDF/rəqəmsal formatda təqdim olunur. Bu sənədlər tələbə portalları üzərindən yüklənə və onlayn təqdim edilə bilər. Dövlət və universitetlər səviyyəsində rəsmi e diplom və e transkript sistemləri üzərində tədricən işlər görülür və bu sənədlərin elektron təsdiqi və paylaşılması üçün dövlət və tələbə portalları mövcuddur. Eyni zamanda, Türkiyədə müvafiq sənədlər xaricdən tanınma və nostrifikasiya prosedurları üçün elektron müraciət və skan edilmiş sənəd təqdimatına imkan verir ki, bu da təcrübədə sənədlərin tam rəqəmsal formata keçidə doğru bir addımdır. Sənədlər elektron formatda verilsə də mərkəzləşdirilmiş hüquqi elektron diplom sistemi rəsmən universal səviyyədə tətbiq olunmayıb.

Çin. Bu ölkədə universitetlər diplom və transkriptləri PDF formatda onlayn təqdim edirlər. Çinin təhsil sənədlərinin beynəlxalq sahədə doğrulanma prosesləri üçün xüsusi portallar və xidmətlər mövcuddur, beynəlxalq tələbələr bu sənədləri onlayn olaraq təqdim edə və yoxlaya bilirlər. Çində təhsil sənədlərinin rəqəmsal şəkildə sistemləşdirilməsi üzrə dövlət səviyyəsində təşəbbüslər inkişaf etməkdədir, lakin ənənəvi çərçivələr hələ də geniş istifadə olunur. Bununla belə, Çin də milli səviyyədə vahid elektron diplom sistemi yaratmaq istiqamətində inkişaf mərhələsindədir.

Yaponiya. Yaponiya da bir çox Avropa ölkələri kimi diplom və transkriptləri rəqəmsal formatda təmin etmək üçün universitet portal sistemlərinə əsaslanır. Bu sənədlər tələbələrə PDF və digər rəqəmsal formatlarda verilir və rəsmi yoxlanma üçün universitetlərin portal sistemləri istifadə olunur. Yaponiya hökuməti ikitərəfli və beynəlxalq tanınma proqramları vasitəsilə akademik sənədlərin beynəlxalq səviyyədə tanınmasını asanlaşdırır, eyni zamanda kadrların və sənədlərin rəqəmsal mübadiləsi üzərində işləyir. Yaponiya dünyada təhsil sənədlərinin akkreditasiya və tanınmasında ciddi sistemlərə malikdir və son illərdə sənədlərin onlayn təsdiqi istiqamətində müsbət addımları atılır.

Cənubi Koreya. Asiyada ilk olaraq təhsil sənədlərinin elektron idarəetmə sisteminə keçidini təmin edən Cənubi Koreyada attestat və diplomlar artıq geniş şəkildə onlayn portal sistemləri vasitəsilə verilir, tələbələr onlara rəqəmsal formatda çıxış əldə edə bilirlər. Dövlət idarəçiliyi səviyyəsində elektron faylların və mərkəzləşdirilmiş elektron arxivlərin inkişafı haqqında qanunlar qəbul edilib ki, bu da təhsil sahəsini kağız sənədləşdirməsindən rəqəmsal şənədləşdirməyə  keçməyə stimullaşdırıb. Bu cür qanunvericilik və texniki təminat məlumatların emal sürətini və təhlükəsizliyini artıran vahid elektron təhsil reyestrlərinin yaradılmasına kömək edir. 
Bundan əlavə, Avropa İttifaqı daxilində rəqəmsal sənədlər (European Digital Credentials) konsepti hazırlanıb. Bu, təhsil sənədlərinin rəqəmsal şəkildə verilməsini nəzərdə tutur və onların hər yerdə tanınmasını asanlaşdırır. Belə sənədlər etibarlı və avtomatik olaraq yoxlanıla biləndir, bu da beynəlxalq əmək bazarında tələbə və məzunlar üçün əhəmiyyətlidir.

Bir çox ölkələrdə “digital credentials”, “open badges” və “micro-credentials” kimi konseptlər tətbiq olunur. Bu model təhsil nailiyyətlərini birbaşa elektron formatda təsdiqləyir və asanlıqla yoxlanıla bilən metadata və kriptoqrafik imzalarla təmin edilir.

Gələcək çağırışlar

Ekspertlər hesab edirlər ki, elektron sənədləşmə təhsilin keyfiyyətinin yüksəldilməsi, idarəetmənin müasirləşdirilməsi və informasiya cəmiyyətinin tələblərinə uyğunlaşma baxımından mühüm addımdır. Təhsil sənədlərinin gələcək perspektivləri də xüsusilə diqqətçəkən məsələdir. Bəzi akademik tədqiqatlar blockchain-a əsaslanan sistemlərin təhsil sənədləri üçün təhlükəsiz və şəffaf doğrulama imkanları yaratdığını göstərir. Tədqiqatlar təhsil sənədlərinin elektronlaşdırılması sahəsində mümkün çağırışları da qeyd edir:

- rəqəmsal bərabərsizlik: İnternetə çıxışın olmaması və ya texnoloji resursların qeyri-bərabər paylanması bəzi qruplar üçün çətinliklər yarada bilər.
- məlumat təhlükəsizliyi: Rəqəmsal sənədlər şəxsi məlumatlar ehtiva etdiyindən onların qorunması üçün güclü şifrələmə və məxfilik siyasətləri tələb olunur.

Əsas məqamlar

Beləliklə də ABŞ, Kanada, Almaniya, Türkiyə, Çin, Yaponiya və Cənubi Koreyada elektron təhsil sənədləri sahəsində tam inteqrasiya olunmuş vahid standartlar fərqli səviyyələrdədir. Ayrı-ayrı ölkələrdə tam “elektron diplom” sistemi müxtəlif səviyyələrdə tətbiq olunur. Bəzi ölkələr (məs. ABŞ/Kanada) daha çox elektron yoxlanma və tanınma mexanizmlərinə, digərləri isə universitet portal əsaslı PDF/rəqəmsal sənəd təminatına üstünlük verir.

Avropa və beynəlxalq səviyyədə “European Digital Credentials” kimi təşəbbüslər daha sistemli rəqəmsal sənəd infrastrukturunu təmin etməyə yönəlib. Universitetlərin öz portalları, onlayn yoxlama sistemləri və beynəlxalq tanınma mexanizmləri ən geniş istifadə olunan vasitələrdir.

Müxtəlif ölkələrin təcrübəsi göstərir ki, elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi təhsil müəssisələrinin işini optimallaşdırmağa, bürokratiyanı azaltmağa və beynəlxalq akademik məlumat mübadiləsini asanlaşdırmağa kömək edir. Beləliklə, elektron sənədləşmə sistemlərinin inkişafı təhsilin keyfiyyətinin yüksəldilməsinə və sistemin informasiya cəmiyyətinin müasir tələblərinə uyğunlaşmasına töhfə verən mütərəqqi təhsil siyasətinin ayrılmaz hissəsidir.

Daha qabaqcıl model

Beləliklə də 2026 cı ilin əvvəllərindən ölkəmizdə təhsil haqqında dövlət sənədlərinin (diplomlar, attestatlar, sertifikatlar) yalnız elektron formatda verilməsi və kağız sənədlərin dövriyyədən çıxarılmasına qərar verilib. Bu sənədlər elektron imza ilə təsdiqlənərək hüquqi qüvvəyə malik olacaq. Elektron sənədlər Təhsil Mərkəzləşdirilmiş İnformasiya Sistemi (TMİS) vasitəsilə formalaşdırılır və vətəndaşların şəxsi kabinetlərinə “myGov” portalı üzərindən yerləşdirilir. Bu sistem istifadəçilərə sənədləri QR kodla paylaşmaq, PDF kimi yükləmək imkanı verir. Artıq Azərbaycan vətəndaşlarının xaricdə aldıqları diplomlar haqqında məlumatlar da “myGov” portalına inteqrasiya olunub, beləliklə xarici təhsil sənədlərinin statusu və tanınması barədə məlumatlara da onlayn çıxış mümkündür. Beləliklə də Azərbaycan rəqəmsal sənədlərə birbaşa hüquqi qüvvə verir, kağızdan tam azad olur və portal vasitəsilə müxtəlif təhsil pillələrini mərkəzləşdirilmiş şəkildə əhatə edir.

Onu da əlavə edək ki, Azərbaycan  təhsil sənədlərini kağızdan tam çıxarıb, hüquqi qüvvəli elektron formatla əvəz edən ilk ölkələrdən biridir, bu təcrübə hələ də bir çox inkişaf etmiş ölkədə tam tətbiq olunmayıb. Azərbaycanın təcrübəsi bir çox inkişaf etmiş ölkələrlə müqayisədə daha mərkəzləşdirilmiş və vahid elektron diplom sisteminə yönəlib. Burada sənədlər hüquqi qüvvəyə malik olmaqla, onlayn yoxlama ilə təmin edilir və həmçinin xarici diplomların tanınması prosesini də elektron mühitə inteqrasiya edir. Mərkəzləşdirilmiş və hüquqi qüvvəyə malik vahid elektron diplom sistemi baxımından Azərbaycan bir çox inkişaf etmiş ölkələrlə müqayisədə daha qabaqcıl model təqdim edir.

Qeyd etmək vacibdir ki, bir çox ölkədə təhsil sənədlərinin elektron versiyaları mövcuddur, lakin Azərbaycan kimi vahid milli elektron diplom sisteminə bənzər mərkəzləşdirilmiş mexanizmlər hələ hər yerdə universal deyil. Məsələn, Kanada elektron sənədlərin idarə olunmasında və tanınmasında strukturlu platformalara malik olsa da, Azərbaycan kimi mərkəzləşdirilmiş, hüquqi qüvvəli elektron diplom sisteminə hələ keçməyib. Almaniyada sənədlər universitetlər səviyyəsində rəqəmsallaşdırılır, lakin milli vahid elektron sistem hələ mövcud deyil. Azərbaycanla müqayisədə Türkiyədə sənədlər rəsmi səviyyədə mərkəzləşdirilmiş elektron diplom rolunu hələ oynamır. Yaponiya universitet və sektor səviyyəsində rəqəmsal sənədlər təqdim etsələr də, Azərbaycan kimi milli vahid elektron diplom sistemi şəklində deyil. Bu ölkələrdə də təhsil sənədləri universitetlərin rəqəmsal platformalarında mövcuddur, işə qəbul və təhsil məqsədləri üçün elektron transkriptlər təqdim edilir. Bununla belə, bu ölkələr hələ milli miqyasda vahid, ölkə səviyyəli elektron diplom platformasını Azərbaycan modelində olduğu kimi tətbiq etməyiblər.